Un CMS a deux fonctions principales :

• En amont, le CMS permet de gérer la collecte et la gestion d'un ensemble complexe de données, souvent hétérogènes, provenant de diverses sources à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise ;
• En aval, des modules spécialisés assurent la présentation structurée et uniforme de ces données sous la forme d'un site web.

Chaque utilisateur peut contribuer au site de différentes manières :

• soit en téléchargeant un fichier qui peut par la suite être restitué au format HTML ;
• soit en créant lui-même ses contenus directement dans le système.

Le CMS permet alors la gestion rapide et simple des contenus d'un site ainsi que de ses éléments graphiques et ergonomiques. Un site Web peut désormais être actualisé fréquemment et un minimum de temps. Il n'est dorénavant plus nécessaire d'être un développeur HTML pour y insérer du contenu (du texte, des images, etc.).

Des corrections, et des commentaires peuvent y êtres apportés par d'autres membres afin de redonner au contenu toute sa pertinence. On accède par conséquent à une meilleure qualité de l'information et à une plus grande productivité des contenus en ligne.

Le CMS est alors l'outil idéal pour la fidélisation des clients à un site internet, ainsi que pour la communication en interne sans avoir à se doter d'un intranet ou d'un extranet.

Quand recourir à la gestion de contenus ?

Les problématiques nécessitant le recours à une infrastructure de Content Management répondent à des critères spécifiques :

De gros volumes de contenus à structurer

Concerne toutes les données de l'entreprise pouvant être organisées et classées de manière logique (annuaire thématique, base documentaire, catalogues...).

Des éditions multiples

Les solutions de gestion de contenus sont idéales pour les sites qui éditent régulièrement du contenu, que ce contenu soit tout juste modifié, ou qu’il soit entièrement remanié. Le CM permet donc l’édition de contenu à volonté et en un temps réduit comparé aux autres éditeurs de contenu Online.

Un travail collectif

Le CM permet à plusieurs auteurs et rédacteurs de contribuer au contenu d’un site. Cependant, ces modifications peuvent être soumises à une validation. Une personne chargée du contrôle des informations pourra alors accepter ou refuser la publication.

Les mécanismes de gestion de contenus concernent aussi bien :

• les utilisateurs externes, les prospects, les actionnaires, les clients
• les employés, incluant la R&D, le personnel administratif ou d'assistance (intranet)
• les forces de vente, fournisseurs et partenaires de l'entreprise (extranet)
• les utilisateurs de terminaux type PDA, WAP, UMTS, etc.
• les utilisateurs d'assistants personnels intelligents