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Pilot Systems développe l'intranet de l'ENA

Publié le 26/01/2008
Qui ne connaît pas l'ÉNA (École Nationale d'Administration), cette école de service public chargée de démocratiser l’accès à la haute fonction publique et de professionnaliser la formation des hauts fonctionnaires ? Ce que l'on sait moins, en revanche, c'est que quelques 250 agents de la fonction publique et plus de 1 000 intervenants pédagogiques la font fonctionner tout au long de l'année. Un intranet contributif mis en place conjointement par Pilot Systems et les personnels de l'ÉNA fédère aujourd'hui le personnel, les élèves et les intervenants en leur permettant de communiquer et dispense une foule d'informations intéressantes, utiles et souvent pratiques.
Pilot Systems développe l'intranet de l'ENA

Cop'ENA, l'intranet Plone de l'ENA par Pilot Systems

Créée en octobre 1945 par ordonnance du Général de Gaulle, l'ÉNA dispense une formation diversifiée à ses élèves : outre la formation initiale des hauts fonctionnaires français et internationaux - la plus connue - pour laquelle l'école accueille chaque année environ 120 élèves, elle assure également de nombreuses actions de formation continue et de perfectionnement, en sessions courtes ou longues, développe de nombreux actions de  coopération en matière de gouvernance publique et d’administration, de la recherche en sciences administratives, et contribue à la formation aux problématiques européennes ainsi qu’à la préparation des concours européens. Au total, ce sont plus de 2 500 fonctionnaires et cadres dirigeants du secteur public mais aussi privé qui suivent une formation chaque année.

Entrée en matière

Baptisé Intraena, un intranet préexistait en réalité au projet mené début 2007. Mais celui-ci était relativement fruste  dans sa conception et nécessitait une intervention sur le code HTML pour la moindre évolution non seulement fonctionnelle mais aussi du contenu. "Nous avons voulu simplifier et fluidifier cette organisation" explique Didier Georgieff, chef du service informatique et audiovisuel. "L'outil en place manquait de convivialité. C'est pourquoi lors d'un comité de direction des TIC, qui se réunit trimestriellement, nous avons décidé de refondre l'intranet, une démarche qui s'inscrit dans des remaniements beaucoup plus larges de notre système d'information, depuis les couches basses du back-office jusqu'aux applicatifs. Notre objectif est de disposer à terme d'un SI orienté service, le plus agile possible, accompagnant les évolutions engagées ces dernières années à l'ENA. Tous nos choix techniques tiennent compte de cet objectif stratégique".

Et Gauvain Ramis, Webmestre de l'ÉNA, de préciser les cinq principaux objectifs du nouvel intranet :

  • la fiabilisation des contenus d’information circulant entre les différentes entités ;
  • le rapprochement des 3 sites géographiquement distants (un site central à Strasbourg, un  second site administratif à Strasbourg et le nouveau site de l’avenue de l’Observatoire à Paris) ;
  • une meilleure visibilité des applications informatiques existantes ;
  • des manipulations de mise à jour facilitées, des systèmes d’alerte et d’archivage des données ;
  • la mise en place d’une culture de travail en mode collaboratif et la responsabilisation des services de l’École.

Dans la pratique

C'est début 2007 que l'ÉNA a lancé le chantier intranet, avec la mise en place d'une structure de gestion et de pilotage de  projet. "Nous ne souhaitions pas faire de choix d'outils techniques mais des choix de fonctionnalités avec respect des normes d'interopérabilité" affirme Didier Georgieff. Le marché a été publié en mars 2007 et l'ÉNA a enregistré 40 demandes de dossier. "Trois entreprises sur les six ayant répondu de manière complète ont été sélectionnées et convoquées à Strasbourg" précise Didier Georgieff. "Nous avons notifié notre décision positive à Pilot Systems le 15 mai" ajoute Gauvain Ramis. "La technologie dont ils sont porteurs, basée sur un serveur d'applications Zope et le système de gestion de contenu Plone, est fiable, éprouvée, maîtrisée et permet de minimiser les besoins de développement à façon. L'offre de Pilot Systems restait dans l'enveloppe budgétaire initialement fixée, notamment grâce à l'intégration des modules préexistants de Plone. Cela a été l'un des éléments déterminants de notre choix, un autre élément décisif étant la capacité à éviter un effet tunnel en menant le projet de manière itérative" ajoute Didier Georgieff. "Le choix d'une licence GPL permet en outre de consacrer plus d'argent au paramétrage et à la personnalisation de l'outil et profite d'avantage au tissu socio-économique national."

Le projet

On peut distinguer deux aspects au projet : le volet interne à l'ÉNA et la partie gérée avec Pilot Systems.

En interne, l'École a mis en place plusieurs instances, dont notamment un comité de pilotage et des tables-rondes de référents chargés de définir, de collecter et d'organiser les contenus du site et son mode de fonctionnement. Tous les services ont été associés à la démarche et l'effet tunnel redouté à pu être évité : "À l'arrivée, nous n'avons pas collé de manière absolue au cahier des charges" explique Gauvain Ramis. "C'est grâce à la souplesse des outils, à celle de Pilot Systems et à un gros travail de canalisation des demandes que cela a été possible, permettant une bonne adaptation du projet à la réalité et à l'évolution du besoin". En outre, la logique de module de Plone a permis à l'équipe ENA d'intégrer la plupart des contenus bien avant la finalisation de l'application.

Côté Pilot Systems, il faut souligner que les délais étaient extrêmement courts, puisque l'objectif était de démarrer en production début septembre, 3 mois et demi après la notification du marché. L'entreprise a pris en charge les aspects graphiques, l'installation de Plone et Zope, celle des modules ne nécessitant aucun développement, les développements spécifiques et l'intégration des rubriques, des bases de documents et de la photothèque. À l'heure des congés de l'ÉNA, début août, il ne restait plus guère que la rubrique "Calendriers & Plannings" à mettre en place. Cela a pu se faire sans difficulté dans le courant du mois et le démarrage d'Athéna, nom de baptême du nouvel intranet, s'est effectué le 12 septembre, à l'heure de la "rentrée" et de l'allocution du nouveau directeur de l'École aux personnels.

Au bilan

"Dès l'après-midi du jour du lancement, les utilisateurs se connectaient à Athéna sans nécessité de revenir à l'ancien intranet" lance Gauvain Ramis. "Et les échos utilisateurs ont été d'emblée très positifs, tant au niveau du graphisme que des fonctionnalités ; Athéna a bénéficié d'une reconnaissance immédiate. Les statistiques d'utilisation prouvent que l'intranet était très utilisé dès le lancement. Didier Giorgieff complète : "Aujourd'hui, Athéna est devenu un outil de communication interne permettant de passer toutes sortes d'informations, depuis les notes internes jusqu'aux actualités. Du point de vue de l'utilisateur, nous avons créé un espace de travail collaboratif, composé de groupes de travail thématiques."

Dès le lancement du site, certains utilisateurs ont commencé à effectuer eux-mêmes les mises-à-jour régulières, faisant ainsi jouer à plein l'aspect contributif de Plone. "Une petite formation de trois heures a permis de transmettre à ces utilisateurs les compétences nécessaires à la mise à jour de leur partie" note Gauvain Ramis.

Didier Georgieff ajoute : "Parmi les autres bénéfices, mentionnons aussi le gain de temps réalisé au service informatique, qui n'a plus à intervenir techniquement à chaque modification de contenu, l'extrême réactivité de l'outil, qui en outre est moderne et agréable à utiliser, et bien sûr cette porte que nous avons ouverte en direction du travail collaboratif."

Quant à l'avenir, l'équipe de l'ÉNA est on ne peut plus confiante : "Le caractère objet de Plone et son architecture basée sur des standards interopérables nous permettra de bien intégrer Athéna au SI cible en cours de refonte" commente Didier Georgieff. Et d'autres développements sont d'ores et déjà envisagés, pour améliorer l'outil et proposer aux personnels et élèves de l'ENA de nouvelles fonctionnalités ciblées.

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